ORGANIZAR EL CORREO EN GMAIL. ETIQUETAS Y CATEGORÍAS
Cada vez recibimos más correos y según va pasando el tiempo tenemos más correos guardados en nuestra cuenta de Gmail. Dada la gran capacidad de almacenamiento de los sistemas de correo no vale la pena borrar los correos leídos, por si más tarde queremos recuperarlos. Gmail ofrece hasta 25 GB de espacio, que es suficiente para guardar los correo de varios años. En la parte inferior de la pantalla de Gmail podemos ver el espacio ocupado y el disponible.
Ya hemos dicho que la búsqueda de Gmail permite encontrar rápidamente cualquier correo con sólo recordar alguna de sus características (el tema, la fecha aproximada, el destinatario, etc) pero aparte de la potencia de la búsqueda, hay más posibilidades para organizar nuestros mensajes de forma que nos resulte más fácil trabajar con ellos. Estamos hablando de las etiquetas y categorías, que, sobre todo, nos ayudarán a la hora de examinar los correos que nos llegan cada día.
Cuando comenzó a usarse el correo electrónico en Internet, los mensajes de correo se organizaban en bandejas, por ejemplo, bandeja de entrada, de salida, etc. luego se cambió al concepto de carpetas, con la ventaja que cada usuario podía crear carpetas nuevas y colocar en ella los mensajes que quisiera. Ahora Google usa las etiquetas que son parecidas a las carpetas salvo por el hecho que un mensaje puede tener varias etiquetas, mientras que un mensaje sólo puede estar en una carpeta. Por ejemplo, podemos etiquetar un mensaje como "trabajo" y también como "responder urgente", cuando hayamos respondido al mensaje, le borraremos esta última etiqueta. Gmail tiene dos tipos de etiquetas. Las etiquetas del sistema ya están creadas y no se pueden borrar ya que se utilizan para realizar las acciones más comunes. Estas etiquetas del sistema son Recibidos, Destacados, Importante, Enviados, Chats, Borradores, Todos, Spam, Papelera. El llegar un correo se le asigna la etiqueta Recibidos, si lo marcamos con la estrella que hay en la parte izquierda pasa a Destacados, al mandar un correo pasa a Enviados, mientras los escribimos está en Borradores, al eliminarlo pasa a la Papelera y a los 30 días se borra, los correos detectados como "no deseados" pasan a Spam, para ver un correo que hemos archivado debemos ir a la etiqueta Todos. Gmail etiqueta algunos mensajes como Importante y pone el icono 
delante.
El otro tipo de etiquetas son las que crea cada usuario, podemos crear, modificar y borrar las etiquetas que queramos. Usar etiquetas permite organizar los mensajes de una forma más eficiente. Por ejemplo, podemos ver los mensajes de una determinada etiqueta y hacer diversas acciones sobre ellos, como borrarlos, archivarlos, etc. más adelante vemos cómo usar las etiquetas con más detalle. Primero veremos las cosas más básicas sobre las etiquetas.
CREAR ETIQUETAS. . Para crear una etiqueta nueva, pulsa en el botón Más de la parte izquierda y elige Crear etiqueta nueva, dale un nombre y se creará una etiqueta vacía. Otra forma de crear una etiqueta es la siguiente, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable que ves en esta imagen. Pulsa en Crear nueva etiqueta y se creará una etiqueta a la vez que se aplicará a los mensajes seleccionados.
ASIGNAR ETIQUETAS. Una vez creada una etiqueta podemos asignarla a cuantos mensajes queramos. Hay varias formas de hacerlo, la primera es similar a lo que acabamos de decir, si estás en la lista de mensajes, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable y sólo hay que marcar una o varias casillas de las que aparecen, por ejemplo, Foros, y pulsar la opción Aplicar, que aparecerá en ese momento.
Otra forma de etiquetar un mensaje es mientras lo estamos redactando, para ello hay que pulsar en el triángulo de la parte inferior derecha, Mas opciones, elegir Etiquetar y luego Etiquetar como, y se abrirá el desplegable que acabamos de ver para escoger una etiqueta.
Cuando un mensaje tiene asignada una etiqueta, está aparece en la lista de mensajes para que podamos verla claramente. Por ejemplo, en la siguiente imagen, vemos como el segundo mensaje tiene la etiqueta de publicidad.
USAR LAS ETIQUETAS. Como ya hemos dicho el uso de etiquetas y categorías puede ayudarnos a organizar nuestros mensajes por varias razones. En primer lugar porque separamos los mensajes por temas o por importancia, en segundo lugar porque nos facilita leer el correo, ya que podemos decidir que mensajes leer según cada situación. Por ejemplo, si tenemos prisa podemos leer sólo las categorías o etiquetas más importantes, y dejar para más tarde el resto.
Otro aspecto interesante es que podemos marcar la evolución de un mensaje. Por ejemplo, si recibimos pedidos por email, podemos etiquetarlos inicialmente como pendientes, luego como enviado y luego como pagado, de esta forma tenemos identificado el estado de cada pedido en cada fase..
También es útil poder hacer tratamientos conjuntos sobre todos los mensajes de una categoría o etiqueta. En el ejemplo anterior, al final de cada mes podríamos pasar todos los pagados a históricos, de una forma muy rápida, bastaría seleccionar la etiqueta pagado, seleccionar todos sus mensajes pulsando en la casilla de la barra superior, y pulsar el botón Mover a para pasarlos a la etiqueta históricos.
FILTROS. Aunque esta forma de usar las etiquetas es útil, debemos hacerla nosotros de forma manual, por suerte, hay una forma mucho más potente de usarlas de forma automática mediante los filtros.
Los filtros permiten definir unas condiciones sobre los mensajes entrantes y unas acciones a realizar sobre ellos. Las condiciones son las mismas que se aplican a la búsqueda avanzada que ya hemos visto. Las acciones son: etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar.
Por ejemplo, podemos crear un filtro para que asigne la etiqueta amigos a todos los correos que provengan de unas determinadas direcciones de correo, de esta forma sabremos si hemos recibido un correo de un amigo con sólo mirar la etiqueta amigos en lugar de repasar toda la lista de mensajes.
También podemos crear filtros más complejos combinando condiciones y acciones. Por ejemplo, imaginemos que varias personas de una empresa nos envían fotos, si las fotos son de alta resolución (más de 1 MB) debemos enviarlas a nuestro especialista en fotografía. Podemos crear un filtro que tome los correos de esas direcciones de correo y, si tienen archivos adjuntos de más de 1 MB de tamaño, les asigne la etiqueta fotos_reenviadas y las reenvíe al correo del especialista. De esta forma tendremos un registro de las fotos que hemos reenviado.
La forma más sencilla de crear un filtro es abrir o seleccionar un mensaje y elegir la opción Filtrar mensajes como este, disponible en el botón Más. A continuación aparecerá una ventana para definir las condiciones de búsqueda y luego definiremos las acciones que realizará el filtro.
Para modificar y borrar los filtros debemos ir al botón Configuración
, elegir Configuración, y elegir la pestaña Filtros.
CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS. Para gestionar el uso de las etiquetas debemos ir al botón Configuración , elegir Configuración, y en la pestaña Etiquetas podemos decidir que etiquetas se muestran/ocultan, como se ve en la siguiente imagen.
Desde esta pantalla gestionamos las etiquetas del sistema (Recibidos, Spam, ...) las categorías y las etiquetas de usuario, en este caso sólo hay una publicidad.
La columna Mostrar en la lista de etiquetas se refiere a la parte izquierda de la pantalla. Observa cómo sólo se pueden eliminar y modificar las etiquetas creadas por el usuario. Si pulsamos en eliminar, sólo se borrará la etiqueta, pero no los mensajes a los que está asignada.
, y escribir la dirección de correo electrónico del nuevo contacto.
